ActiveCampaign automatisering acties uitgelegd

ActiveCampaign staat bekend om zijn grote vrijheid als het aankomt op automatisering. Als een ervaren gebruiker zijn we van ActiveCampaign Manger dan ook erg te spreken over deze functionaliteit. Maar begrijpen ook goed dat het lastig is uit de vele mogelijkheden de juiste te kiezen. Daarom word in dit blog alle automatisering acties uitgelegd van ActiveCampaign.

We gaan samen met jou alle mogelijke acties die je in het automatisering proces hebt doorlopen. We zullen stap voor stap alle functies bespreken en waar het nodig is voorbeelden geven. Laten we er gelijk maar induiken!

Verzendopties

Verzendopties zijn de mogelijkheden die je hebt om berichten te versturen, zowel naar contacten als intern binnen je bedrijf.

Een e-mail sturen:  Hier is natuurlijk niet veel uitleg bij nodig. Als je deze actie aan je automatisering toevoegt, word er een e-mail naar het contact verstuurd.

Een sms sturen: Je kunt naast een e-mail ook sms’jes versturen. Dit is heel handig als je een event organiseert en kort voor de aanvang een reminder wilt sturen. Let er wel op dat hier extra kosten aan verbonden zijn. Hier kun je meer lezen over de kosten.

Een notificatie mail sturen: Hiermee kun je tot wel 5 collega’s een e-mail sturen wanneer een gebeurtenis plaatsvind. Je kunt dit gebruiken om sales mensen een herinnering te sturen over acties die ze moeten nemen. Maar je kunt ook een notificatie sturen als een contact een automatisering afrond, of zich voor een event heeft ingeschreven.

Voorwaarden en werkstroom

Met deze acties kun je contacten van alles laten doen. Hier voeg je wacht stappen toe, start en stop je automatiseringen en nog veel meer. Dit zijn de acties waarmee je heel veel bewegingsvrijheid krijgt binnen je automatiseringen.

Wacht: Deze stap lijkt heel simpel, maar gaat toch iets verder dan je denkt. Zoals je wel verwachtte, kun je hiermee je contacten voor een bepaalde tijd laten wachten tot ze doorgaan naar de volgende stap. Dit is minimaal 5 minuten en kan oplopen tot meerdere jaren. Als extra functie kun je daarnaast je contacten ook laten wachten tot een bepaalde voorwaarden behaald is. Ze gaan dan pas verder wanneer ze aan deze voorwaarden voldoen, of de maximale tijd die je hebt aangegeven verstreken is.

Als/Anders: Met een als/anders actie splits je een automatisering in twee paden op. Een ja en een nee pad. Contacten die voldoen aan de voorwaarden gaan de ene kant op, en contacten die niet aan de voorwaarden voldoen de andere kant. Dit geeft je super veel mogelijkheden. Je kunt hier alle contactgegevens, geregistreerde acties, website & event data, e-commerce- & deal- informatie gebruiken. Je kunt echt alle kanten op.

Ga naar: Deze functie doet precies wat je denkt. Het laat je contact naar een andere plek in de automatisering verplaatsen. Dit is heel handig als je bijvoorbeeld meerdere als/anders vertakkingen weer op één plek wil laten samenkomen. Of als een stap in een automatisering op verschillende plekken herhaald word. Gebruik altijd deze functie in plaats van dubbel acties in een automatisering terug te laten komen. Dit verkleind de kans op fouten aanzienlijk, en houd je automatiseringen een stuk overzichtelijker. En ook niet onbelangrijk, het maakt het testen van je automatisering makkelijker.

Doel: Dit is de functie waar wij bij ActiveCampaign Manager het meest over te spreken zijn. De doel functie zorgt ervoor dat een contact van waar dan ook in de automatisering naar de positie van het doel word gehaald. Maar alleen wanneer het contact aan vooraf bepaalde voorwaarde voldoet. Een voorbeeld om deze functie te gebruiken is een abondoned cart automatisering. Nadat een winkelmandje vol is achtergelaten stuur je een paar e-mails met extra informatie, en mogelijk een korting. Maar je wilt natuurlijk niet dat iemand na het afrekenen nog eens een korting toegestuurd krijgt. Dan voel je je een beetje bedrogen als klant, toch? Hier word een doel ingezet om zodra de aankoop is afgerond de automatisering te beëindigen en de overige e-mails niet te verzenden.

Start automatische serie: Als je deze actie aan het einde van je automatisering plaats kun je contacten direct doorsturen naar een volgende automatisering. Je hebt hier in de tweede automatisering dan geen start trigger nodig.

Eindig deze automatische serie: Deze functie is in onze ogen een beetje overbodig. Het is netjes om deze actie toe te voegen aan het einde van een automatisering. Maar als je hem er niet gebruikt eindigt de automatisering net zo goed als er geen acties meer zijn om uit te voeren. Maar als ras techneuten kiezen we er altijd voor om de automatiseringen netjes met deze actie af te sluiten, al is het alleen maar voor de duidelijkheid tijdens de opzet.

Andere automatisering stoppen: Hiermee kun je, zoals je misschien al geraden had een andere automatisering stoppen. In combinatie met een Als/Anders actie kan dit gebruikt worden om contacten die aan bepaalde voorwaarden voldoen uit een andere automatisering te gooien. 

Webhook: De webhook functie kun je gebruiken om informatie van ActiveCampaign in (bijna) real time door te sturen naar software van externe partijen. ActiveCampaign heeft heel veel integratie mogelijkheden, maar als jouw gewenste programma er niet bij zit kan de webhook een oplossing bieden.

Berekeningen maken: Wiskunde, iedereen had er een hekel aan vroeger. Maar het is wel ergens goed voor. Met deze functie kun je bijvoorbeeld aan datum velden dagen toevoegen of juist dagen in mindering brengen. Maar je zou ook contactvelden van een andere waarde kunnen voorzien. Als je een beetje creatief bent kun je zo zelfs een spaarsysteem opzetten in ActiveCampaign.

Opsplitsen: Om deze functie te kunnen gebruiken met je minimaal een Professional account hebben. Maar we missen het wel met ons Plus abonnement. Hiermee kun je contacten opsplitsen binnen je automatisering. Standaard is dit een 50-50 verdeling, maar je kunt de verhouding naar wens instellen. Dat is leuk, maar waarom zou je dat willen? Dit is super handig om automatische A/B splittesten te doen. Twee groepen die een andere e-mail krijgen bijvoorbeeld. Of twee groepen die een ander volgorde van e-mails ontvangen. Dit geeft je heel veel testmogelijkheden. We zouden er bijna een Professional account voor aanschaffen!

Contacten

In deze tab vind je alle acties die je een contact kunt laten ondergaan. Het toevoegen van tags of labels. Contacten in of uitschrijven van lijsten. Extra informatie toevoegen aan een contact. Ook hier vinden we weer voldoende mogelijkheden.

Inschrijven: Als je deze stap toegevoegd aan een automatisering worden contacten die hier voorbij komen aan één of meerdere lijsten toegevoegd.

Uitschrijven: Dit is de tegenovergestelde functie van inschrijven. Een ook hier kun je contacten uit meerdere lijsten tegelijk halen als dat nodig is.

Een contact bijwerken: Met deze actie kun je een contactveld wijzigen. Een tekstveld kun je de gewenste tekst of waarde geven. Bij een radiobutton of checkbox kun je het gewenste vinkje aanvinken. Wat wij hier van ActiveCampaign Manager graag zouden zien is dat informatie van het ene veld overgezet kan worden naar het andere (zoals bij een aangepast veld bijwerken bij een dealveld wel kan). Dit kan helaas bij een contactveld niet, je kunt contactvelden alleen van vooraf bepaalde informatie voorzien. Dit mist wel wat flexibiliteit naar onze mening.

Voeg een tag toe: Hiermee kan een tag of label toegevoegd worden aan een contact. Deze labels kunnen vervolgens weer gebruikt worden om je lijst te segmenteren. Hoe kun je dit gebruiken, je zou bijvoorbeeld een contact die altijd jouw mailing leest de tag “Trouwe Klant” kunnen geven. Of iemand die in de algemene download lijst terecht komt een tag kunnen geven met de specifieke download die gedaan is. Zo beperk je het aantal lijsten dat je hebt, maar behoud je de oh zo waardevolle informatie.

Een tag verwijderen: Deze zag je waarschijnlijk wel aankomen. Met deze actie kun je een tag of label juist weghalen bij een contact. 

Voeg een notitie toe: Aan contacten kun je notities toevoegen. Dit kan handmatig, of met deze functie kan het ook automatisch gebeuren. Dit is handig in grotere organisaties als een contact door meerdere collega’s geholpen word. Via een notitie kan informatie doorgegeven worden over afgeronden automatiseringen, genomen actie en gemaakte afspraken.

Voeg toe aan een aangepaste doelgroep voor Facebook: Hiermee kun je contacten aan je Facebook audience toevoegen. Hierdoor word remarketing via Facebook opeens een stuk makkelijker. Als contacten je op verschillende platformen terug zien komen blijf je nog meer on top of mind en is de kans dat ze klant worden groter.

Verwijder uit aangepaste doelgroep voor Facebook: dit is uiteraard de tegenhanger van het punt hierboven. Hiermee haal je contacten weer uit je Facebook audience. Bijvoorbeeld als ze zich uitgeschreven hebben, of juist klant zijn geworden en retargeting niet meer nodig is.

Een contactscore wijzigen: Zoals je waarschijnlijk wel weet heeft ActiveCampaign de mogelijkheid om contacten te scoren met “contact scoring”. Dit stel je buiten de automatisering om in. Het nadeel hiervan is, is dat deze scoring voor een contact maar één keer activeert. Wanneer een contact punten voor een download ontvangt, is één keer wel voldoende. Maar als je website bezoeken wilt scoren zegt één bezoek niets, je wilt weten of mensen vaker terug komen. En dat is waar deze functie voor is, om herhaaldelijke scoring mogelijk te maken. LET OP, met een herhaal score word de eerste keer twee keer gerekend. Één keer door de score buiten de automatiseren, en één keer door de automatisering. Na de eerste keer gebeurt dit niet meer.

CRM

Hier vind je alle functies die beschikbaar zijn om je klantenmanagement te automatiseren. Van het toewijzen van een deal eigenaar (vast contact persoon) tot het bijwerken van deals en toevoegen van taken. Met de acties in deze tab kun je bijna je gehele sales proces automatiseren.

Voeg een deal toe: Als je deze stap toevoegt aan een automatisering word er automatisch een deal aangemaakt voor een contactpersoon in de door jou aangewezen pipeline. Je kunt direct bepalen wie de deal eigenaar word en een waarde aan de deal geven. Hier zouden we ook graag de mogelijkheid zien dat waarden (zoals de deal waarde) overgenomen kunnen worden uit andere velden. Helaas kan dit niet en kunnen hier alleen vooraf bepaalde waarden meegegeven worden.

Een titel bijwerken: Hiermee kun je de title van een deal aanpassen. Heel handig is dat je de titel kunt personaliseren. Je kunt deze bijvoorbeeld als waarde de bedrijfsnaam en contact persoonsnaam meegeven. Zo kun je geautomatiseerd toch bedrijfsspecifieke deal titels aanmaken.

Een status bijwerken: Met deze stap in je automatisering kun je aangeven of een deal gewonnen, verloren of nog open is. 

Een eigenaar bijwerken: Dit geeft je de mogelijkheid om jezelf of een collega de eigenaar te maken van een deal. Je kunt at random een collega door het systeem laten uitkiezen of je kunt deals aan een vaste collega toewijzen.

Een waarde bijwerken: Deze functie lijkt een beetje op de eerder besproken berkeningen maken functie. Maar in dit geval kun je alleen de waarde van een deal aanpassen. Je kunt een vooraf bepaalde waarde geven. Of je kunt een bedrag toevoegen of verminderen van de huidige deal waard.

Een fase bijwerken: Zoals iedereen weet die zich met sales bezig houd, gaan klanten door enkele fases voordat ze klanten zijn. Met deze functie kun je contacten automatische je sales funnel door verplaatsen. Een simpel voorbeeld is een contact die voldoende punten verzameld heeft (met contact scoring) om van suspect door te stromen naar prospect. Dit kan nu geheel automatisch, en er komt geen menselijke handeling meer bij kijken.

Een aangepast veld bijwerken: Net zoals je nieuwe contactvelden kunt aanmaken, kun je dat ook voor een deal doen. Je maakt dan dealvelden aan die alleen voor deals gebruikt kunnen worden. Als je deze functie in een automatisering gebruikt kun je deze aangemaakt dealvelden van een waarde voorzien of een bestaande waarde wijzigen. En hier kun je wel wat we bij een contact bijwerken misten. Je kunt een vaste waarde toevoegen zoals bij contactvelden, maar ook een waarde uit een bestaand contactveld toevoegen, super handig! Ook kun je er voor kiezen om het veld leeg te maken of een datum te wijzigen.

Voeg een taak toe: Hiermee kun je een deal taak toevoegen. Je kunt bepalen wat voor taak het is, hoe lang na het aanmaken van de taak deze afgrond moet zijn. En uiteraard kun je een titel en een taakomschrijving meegeven.

Voeg een notitie toe: Dit is precies dezelfde functie als hierboven voor contacten besproken is. Het enige verschil is dat je hier een deal notitie toevoegt. Deze notitie is dus gelinkt aan een deal en niet aan een contact. En omdat één contact meerdere deals kan hebben is het erg handig dat notities die deal specifiek zijn per deal genoteerd kunnen worden, en niet algemene bij het contact komen te staan.

Een taak voltooien: Net zoals je een taak kunt toevoegen kun je ook zeggen dat deze uitgevoerd is. Je hebt de optie om de eerstvolgende taak als compleet te rekenen. Of je kunt alle taken voor een specifiek contact als compleet markeren.

Een dealscore wijzigen: Met deze functie kun je deals scoren. Dit is dus heel handig om te bepalen welke deals de grootste kans van slagen hebben, en dus de meeste aandacht moeten krijgen. Ook hier geld hetzelfde als eerder is gezegd bij een contactscore wijzigen. Dealscores worden buiten automatiseringen aangemaakt. Ze werken dan maar één keer. En met deze functie kun je een dealscore herhaaldelijk aanpassen.

Verkoopteam

In de verkoopteam tab vind je de mogelijkheden om je ActiveCampaign account met Salesforce te koppelen. Ondanks dat ActiveCampaign een prima geïntegreerd CRM-systeem heeft, blijft Salesforce toch een van de grootste op het gebied van CRM-software. Deze koppeling kan vooral voor grotere bedrijven dus heel handig zijn.

Een contact in Salesfource aanmaken: Met deze functie kun je een nieuw contact aanmaken in Salseforce zodra een nieuw contact zich aangemeld heeft in ActiveCampaign.

Een lead in Salesforce aanmaken: En ook deze stap is best logisch. Als je deze actie in je automatisering plaatst, word er in Salesforce een nieuwe lead aangemaakt.

CX-apps

In de CX-tab vind je enkele externe apps waar je informatie naartoe kunt verzenden. Op dit moment is het aanbod nog beperkt. Maar ActiveCampaign kennende zal dit in de toekomst uitgebreid worden.

Post message to a Slack Channel: Ben je bekend met Slack? Nee? De ambitie van het bedrijf is om interne bedrijfsmail (1 op1 comunicatie) te vervangen door berichten die door meerder mensen binnen het bedrijf gelezen kunnen worden (team communicatie). Met deze actie in je automatisering kun je direct in een bericht naar Slack doorsturen die al je collega’s vervolgens kunnen lezen.

Add a row in Google Sheets: Sinds kort is er een Google Sheets integratie mogelijkheid in ActiveCampaign. Hiermee kun je bijvoorbeeld contacten vanuit Google Sheets automatisch importeren. Erg handig als je met een extern systeem werkt die niet makkelijk gekoppeld kan worden. Deze functie doet precies het tegenovergestelde. Je kunt informatie uit ActiveCampaign doorsturen naar Google Sheets. De doorgestuurde informatie is dan weer beschikbaar buiten de software.

Slotwoord

Als we deze lijst terugkijken snappen we maar al te goed waarom klanten ons opbellen met de vraag of wij het automatisering proces kunnen opzetten nadat ze het eerst zelf geprobeerd hebben. Er zijn zo veel mogelijkheden dat het bijna onmogelijk is het maximale uit de software te halen als je dit niet als professional doet.

Wil jij de automatisering van je bedrijf ook echt professioneel aanpakken? Neem dan gerust en vrijblijvend contact met ons op.