AVG voor ondernemers

Wat is er voor ondernemers veranderd sinds de invoering van de AVG wetgeving. In dit artikel gaan we de belangrijkste artikelen van de wetgeving doornemen en de impact voor jou als ondernemer bespreken. Let wel dat wat je hier leest geen vervanging is voor juridisch advies, en je hiervoor echt bij een advocaat terecht moet.

Voordat we in het diepen duiken, denk je dat de AVG wetgeving je onderneming niet beïnvloed? Lees dan eerst even deze quote van de KVK-website voordat je weer weg gaat!

 “Je hebt al met de AVG te maken door het uitsturen van een offerte, factuur of (digitale) nieuwsbrief. Of door het bijhouden van afspraken met klanten, contactgegevens van klanten of personeelsinformatie.”

Juist dat dachten we ook toen we dit voor het eerst onder ogen kregen. Daarom zullen we nu ingaan wat de impact is op de beveilig van je persoonsgegevens. De waarde van je oude mailing lijsten. Je klanten lijsten en hoe je onder de nieuwe regeling contactgegevens kunt verzamelen.

AVG en persoonsgegevens beveiliging

De nieuwe AVG wetgeving is erg streng wat betreft het beveiligen van je klantengegevens. In artikel 5 staat gespecificeerd dat “passende technische maatregelen genomen moet worden om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen”. Dit kan dus geïnterpreteerd worden dat het Excel bestand dat je al jaren bijhoud niet meer veilig genoeg geacht word.

Gelukkig zijn vandaag de dag alle klanten management systemen volledig AVG, en in het buitenland GDRP compliant. Dus wanneer je deze overstap maakt, voldoe je weer volledig aan de regels.

Je oude mailinglijsten

Dan is er de kwestie van de oude mailinglijsten die je met pijn en moeite over de jaren bij elkaar hebt verzameld. Zijn deze nu plotseling waardeloos?

Hier is niet een simpel en direct antwoord op te geven, laten we dus even in de wet artikelen duiken. Volgens artikel 6 moet de klant specifiek toestemming geven om jouw marketing uitingen te ontvangen, dit is bij de meeste ondernemers bekend als de “dubble opt-in”. Volgens artikel 6 zal er dus een email uitgestuurd moeten worden naar je oude klanten lijst of ze alsnog mailing van je willen ontvangen.

Veel ondernemers zijn bang dat ze wanneer ze dit doen een groot deel van hun lijst gaan verliezen. Uit onderzoek van het afgelopen jaar blijkt dat deze vrees in de meeste gevallen ongegrond is. 60% van de ondernemingen ziet namelijk slechts een 10% daling in het aantal email contacten.

“Bijna 20 % van de ondernemers ziet geen verandering in het aantal email contacten”

Maar dan zijn we er nog niet, het verhaal of je je oude mailing lijsten nog mag gebruiken word nog iets ingewikkelder. Volgens artikel 171 is het namelijk niet nodig opnieuw toestemming te vragen aan je contacten wanneer je bij het verzamelen van de gegevens al aan de wetgeving voldeed. Wanneer je dus altijd al met een dubbel opt-in gewerkt hebt, of altijd duidelijk hebt aangegeven waarvoor contacten zich inschrijven, hoef je dus weer niet opnieuw toestemming te vragen.

Je oude klanten lijsten

En dan is er nog een uitzondering voor je oude klanten. Deze contacten kunnen volgens artikel 13 van de Richtlijn 2002/58/EG altijd benaderd worden met marketing van vergelijkbare producten of diensten die ze in het verleden bij je onderneming afgenomen hebben. Dan moeten ze wel de mogelijkheid hebben zich gemakkelijk en kosteloos uit te schrijven voor deze marketing uitingen. Elke mailing moet dus een Opt-out optie hebben.

Nieuwe contacten verzamelen

En tot slot het punt van het verzamelen van nieuwe contacten. Nu je weer een lijst hebt met bruikbare contacten wil je deze natuurlijk ook AVG compliant houden!

Dit wordt ook in artikel 6 besproken. Maar om het wat makkelijker te maken heb ik het hier vertaal naar begrijpelijk Nederlands.

• Er moet vrijwillige en specifieke toestemming zijn
• Het moet duidelijk zijn waar toestemming voor gegeven word
• Het verzoek moet er  in simpele en begrijpelijke taal staan
• Het contact moet op elk moment zijn vrijwillige toestemming in kunnen trekken
• Er moet documentatie van bewijs van toestemming zijn

Deze eisen voor het inschrijven van nieuwe contacten klinkt allemaal erg ingewikkeld, maar dat valt reuze mee. Wanneer je met een AVG/GDPR klantenmanagement en email programma werkt als ActiveCampaign ben je volledig AVG Proof. Dan is het enige wat nog rest het schrijven van duidelijke teksten bij je nieuwsbrief inschrijf formulieren en je voldoet volledig aan de wetgeving.

Ben je nou nog niet zeker of je als ZZP’er of MKB’er volledig aan de regels voldoet. Of wil je na het lezen van dit artikel toch je Excel klantenlijst inwisselen voor een ActiveCampaign account kun je altijd contact opnemen met ActiveCampaign Manager.